Betalingskenmerk op factuur: wat is het en hoe gebruik je het?
Een betalingskenmerk is een unieke code die de betaler vermeldt bij een overboeking. Met dit kenmerk kan de ontvanger — of zijn boekhoudsysteem — de betaling automatisch koppelen aan de juiste openstaande factuur.
Waarvoor dient een betalingskenmerk?
Als u veel facturen verstuurt, is handmatig koppelen van betalingen tijdrovend. Een betalingskenmerk automatiseert dit. Banken en boekhoudpakketten lezen het kenmerk uit en boeken de betaling direct af op de juiste factuur.
- ✓Automatische koppeling betaling aan factuur
- ✓Minder administratieve fouten
- ✓Snellere verwerking
- ✓Verplicht bij sommige zakelijke klanten en overheden
Wat gebruik u als betalingskenmerk?
U kunt u factuurnummer gebruiken als betalingskenmerk. Dit is de meest voor de hand liggende keuze en werkt in de meeste situaties goed. Sommige grote bedrijven en overheidsinstanties gebruiken een eigen referentienummer.
- ✓Factuurnummer (bijv. 2025-042)
- ✓Klant-referentienummer
- ✓Eigen kenmerk van de afnemer
- ✓Combinatie van klantnummer en factuurnummer
Hoe vermeld u het op een factuur?
Vermeld het betalingskenmerk duidelijk op u factuur, bij voorkeur in de betalingsinstructies onderaan: "Betaling ontvangen wij graag binnen 30 dagen op IBAN NL91ABNA0417164300 o.v.v. kenmerk 2025-042".
Betalingskenmerk vs. referentienummer
In de praktijk worden betalingskenmerk en referentienummer door elkaar gebruikt. Technisch is een kenmerk wat u aanlevert voor inkomende betalingen; een referentie is wat de klant aanlevert als zijn eigen interne ordernummer. Beide kun u naast elkaar op een factuur vermelden.